网络环境下如何完善图书采访编目查重工作

               周敏敏  

（浙江东方职业技术学院图书馆   浙江温州325011）

摘  要： 本文分析当前图书采访、编目查重工作的现状，探讨在采访查重和编目查重两个环节关系的基础上，进一步开发网络系统功能，充分利用计算机自动批查重，完善图书采访编目查重工作，提高查重准确率，保证工作质量和效率。

关键词： 网络环境   图书采访  编目查重   流程整合

How to Perfect Book Acquisition and Cataloging Duplicate Checking  

Zhou Minmin 

（　Library under Zhejiang Dongfang Vocational & Technological College, Wenzhou Zhejiang  325011 ）

[Abstract] The paper discusses the approaches to further perfecting book acquisition and cataloging duplicate checking on the basis of analyzing current status of and the relations between the two tasks. The approaches include further developing the network system functions and making full use of computerized automatic batch duplicate checking so as to raise the checking accuracy and thus the library work quality and efficiency.     

[Keyword] network environment     book acquisition   cataloging duplicate checking     work flow conformity  

图书采访、编目查重工作是图书馆工作中的重要环节，是关系到馆藏整体结构，避免不必要重复工作和合理使用经费的关键。随着网络技术在图书馆的广泛应用，极大推动了图书馆自动化程度的不断提高，尤其是网络环境下，图书馆采访、编目工作自动化逐渐普及，实现了联机采访、编目对图书馆的采访、编目工作起到了巨大的推动作用。因此，如何完善图书采访、编目查重工作流程，提高查重准确率，保证工作质量和效率是目前有待于探讨的一个重要问题。

1.  采访、编目查重工作的现状分析

    采访查重是图书文献选择的重要环节；编目查重是图书加工的重要环节。随着采访查重、编目查重工作量的日益增加，以及读者需求的日益个性化，这些都对图书馆的采访和编目工作提出了更严格细致的要求。目前采访查重和编目查重都利用数据采集器及批量查重系统进行查重，但是依然存在较多问题。第一，采集器由于设备本身所限，所以在实际操作中，还是主要靠ISBN（国际标准图书编号）是否相同来确定复本。第二，由于出版界的复杂，名义上具有唯一性的ISBN号，而并不具备唯一性，加上1987年以前的图书根本就没有ISBN号，还有从2007年后ISBN号升级了13位，所以采访查重并不只是凭ISBN号就可解决问题。第三，目前，由于批处理查重系统并未在图书馆界全面推广使用，只是局限在采访领域，而在新书的编目环节，很多待编新书在加工时，需要编目人员花费大量的时间，利用多种途径进行逐条重新查重，以保证馆藏书目数据分类标引和主题标引的一致性。所以，目前由于受系统技术和工作流程的影响，分属不同工作环节的查重工作压力还是相当大的。

2.  区别采访与编目查重两个工作环节之间的关系

图书采访查重与编目查重工作，虽然分属工作流程的不同环节，但是，两者在常用检索途径、目的和作用等方面，具有相当多的交叉重叠处，共同性和重复性，反映出两个工作环节之间相互交叉、互相联系的关系。

2.1  采访、编目查重的共同性

在实践工作中，图书采访查重与编目查重两者最常用的检索途径，都是ISBN号、题名和责任者。在一定程度上存在交叉重复，两者目的都是确定是否复本，了解某种图书与馆藏图书的相关信息。如：同种书的不同版本、不同装帧或开本，连续性出版物或多卷书的不同分册在本馆内的收藏情况。他们的作用同样是为读者服务，提供读者图书的利用率。在当前人员紧缺，工作量日益增长的形势面前，现有的采访、编目分别两次重复，两次查重的工作流程是对人力和物力资源的极大浪费。随着社会和技术的发展，人们日益重视对有限的人力、物力资源的高效利用，而图书馆领域也不应该例外。利用采访查重与编目查重的共同性，重新整合采访查重与编目查重的工作流程，优化人力和物力资源，提高工作效益。

2.2  采访、编目查重的不同性

    目前，采访与编目查重的两个工作环节有着不同之处：第一，采访查重检索途径少，而编目查重检索途径多，它可通过索取号、条形码检索。第二，采访查重与编目查重目的和作用：前者是了解预订图书的责任者、主题词、关键词相类似的图书，在本馆内的收藏情况，预订图书出版社出版的其它图书在本馆中的收藏情况，来判断某种图书的订购价值，确定订购数目，充分利用好购书经费，提高本馆藏书建设的质量。后者是确定图书复本的书目数据、确定与馆藏图书具有密切关系新书的主题词或分类号，来维护馆藏书目数据标引保持前后一致性，提供图书排架顺序、集中，避免“同书异号,一书两入”的现象,方便借阅。第三，在计算机技术操作上，采访查重比编目查重工作的自动化程度高。以我馆使用的深圳图书馆开发的ILASⅡ系统为例：目前编目查重可以利用计算机系统检索，但需要工作人员手工输入不同的检索点，逐条查看，这个环节需要花费大量的时间和精力，劳动强度大，加上比较单调乏味，容易使人疲劳和数据出错。而采访查重已经实现计算机自动批量查重，即利用书商提供的采访书目数据，通过相关应用程序与馆藏书目数据进行比较，将已经拥有馆藏的记录从要采书目中剔除或给出标识，产生一个经初步处理的书目，供采访人员据此进行选购，这在一定程度上减轻了劳动强度，节约了劳动成本，保证数据精确性。同样，各高校图书馆中，也有自行开发并成功运用的采访批量查重程序。如温州大学图书馆，它也在ILASⅡ系统下，采访工作实现了批量查重。这些采访批处理查重系统的运用，为采访编目同步查重自动化的实现奠定了基础，我们完全可以在ILASⅡ系统中，完善批处理查重程序，充分发挥计算机识别、筛选信息、细化检索结果，以便检索结果即可供采访利用，也可供编目利用，实现采访和编目同步自动查重。

2.3  采访、编目查重的相关性

采访查重是编目查重的前期工作环节。采访查重是利用各种检索途径调查、了解本馆新书的预订、文献的收藏情况，以便有的放矢地预订、购买、增补图书，有计划地进行文献资源建设。采访查重为编目查重提供基本的书目数据，编目人员依据采访查重结果信息，快速了解图书是否新书或复本书，使编目速度效率都有显著提高。而编目查重是采访查重后期工作的补充环节，有了保证作用。编目人员熟悉MARC数据格式及馆内藏书情况，操作编目查重时，善于辨别书商提供的书目数据质量，也善于根据书目数据中的各字段所含信息来判断一种图书及其相关图书的各种关系，这些有助于确定新书的分类标引和主题标引，甚至是索取号。同时，也有助于判断书商提供数据的能力，从而帮助采访部门确定合作的书商，更加有利于判断一种图书的订购价值，从而确定订购数目，保证图书采访质量。所以，利用采访查重与编目查重的相互联系的关系，将这两个查重环节整合，查重结果以备采访、编目各环节随时调用参考。这样，保证图书采访质量的同时，还可减轻后面编目环节的压力，有助于顺利开展采访编目工作，提高工作效率和质量。

3．完善图书采访、编目查重工作的措施

在网络环境下，图书馆为了更好的开展工作，针对采访查重和编目查重两个环节的关系，整合采访编目数据流和工作流程，完善图书采访、编目查重工作，如图1所示：

图 1 　采访与编目整合后的工作流程

首先，从书商处得到待采访书目，通过对馆藏的中央数据库和已订购数据库自动查重，得出查重结果并存档，据此结果采取相应的订购措施。其次，在图书到馆进行前期加工和验收，经编目人员亦可据此查重结果，利用已订购数据库和中央数据库的相关数据，采取相应的编目处理方法，快速编目后进入后期加工。

3.1 取得采访书目数据

   目前，书商提供的电子版数据主要有TXT、EXCEL和MARC三种格式。提供的数据必须具备ISBN号、题名、责任者、出版社、和出版时间等内容。取得这些数据后，就可以按专有程序导入采访数据库中，以供下一步使用。如果不能提供电子版数据，则可通过手工方式录入。为了便于自动批量查重，完善已订购数据库和减少编目时录入数据的工作量，最好提供规范的MARC数据，以便于自动查重后系统，马上判断的书目。也可根据MARC数据中的相关字段，与馆藏数据进行比较，人工进行确认。

3.2  进行批量自动查重

取得待采访书目数据，然后采取计算机自动批量查重。批量查重处理系统将待采访书目数据与馆藏书目数据（中央数据库和已订购数据库）进行比较，自动分别根据ISBN号、责任者、题名三种检索途径查重。查重结果必须保存，以备后面的工作环节使用，查重可得结果详见表1。

表1  待采访书目查重结果

3.3  订购处理

     采访人员根据查重结果决定是否订购及订购数量。这一环节有两种处理方式：一是手工逐条确定；二是系统根据预设的相应处理措施，依据不同查重结果可进行不同的处理可参考表2。

表2.    查重结果与采取相应的处理方法

3.4  验收和前期加工

    预订图书到馆后，进行新书验收，这一环节极为重要，查看新书质量、数量是否完好齐备，贴条码、记录到书情况，为财务对帐付款提供依据。

3.5  编目著录

    编目人员进行图书编目时，系统可以自动根据待编图书的ISBN号读出该书在采访时的查重结果，可参考表2。根据不同的查重结果自动进入不同的处理界面，进行相应的处理。当有重复的ISBN号的情况，会显示相同ISBN图书的题名、责任者等信息，让编目人员选取确认。主要有三种处理方式：第一，自动从已订购数据中提取数据作为新书的书目数据，供编目人员进行人工添改；第二，自动提取中央馆藏相关数据生成新书的书目数据，供编目人员进行人工添改相关字段；第三，自动提取中央馆藏数据，供编目人员作复本追加处理。由于少了人工输入，而多个途径反复查重，这一环节虽然繁琐些，可是大大加快了图书加工速度。

3.6  后期加工和移交图书

后期加工主要是进行贴书标、磁条、盖馆藏印章等。移交前，进行一次认真、全面的编目技术工作检查，随后即可移交图书了。

通过工作实践得知．在网络环境下，运用计算机自动批查重，提高查重准确率，利用采访、编目查重两个环节的关系，整合采访编目数据流和工作流程，减轻广大采访编目人员的工作压力。同时，可缩短新书加工期限，减少加工积压，提高图书采访、编目工作的质量和效率。采访编目查重工作虽然枯燥、烦琐，但是非常重要。这就要求我们编目人员不但要具有相当的专业素质，还要有很强的责任心和敬业精神，并在工作中逐步摸索、创新、掌握规律，在查重过程中灵活掌握查重方法，有利于馆藏资源建设，提高图书利用率，优化图书馆建设和发展。

参考文献：

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[2] 刘昌荣. 如何利用计算机进行图书采访查重.http://www.cqvip.com

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[4] 周爱莲．计算机编目查重探讨[J]．图书馆学研究，2004，(1)：64-66

[5] 蔡小松. 计算机编目查重浅析[J]. 贵州民族学院学报(哲学社会科学版),2007,(2).

[6] 周佳丽. 谈图书馆采访查重工作中存在的问题及解决措施[J].情报探索,2006,(10):103-104

[作者简介]　周敏敏,  1963年8月出生、温州市人、浙江东方职业技术学院图书馆馆员。